为什么要使用Jira管理项目
作为一个项目经理我们必须把项目的现况搞清楚，也要能清楚的表达出来。这不是一件容易的事情。因为这包含了每一个要花人力、时间去运行的大大小小工作其「目标是什么」、「现在的情况与目标的差异有多大?」、「什么地方卡住了」、「卡住是因为交期太紧，资源不够还是成员在能力上有落差?」、「预计多久时间可以完成里程碑?」、「各工作项的Due Date还有多久?」…等细节。传统的作法是PM在固定周期(每周、每月)的项目会议中找各单位的同仁逐项review open issue，记录进度以及讨论衍生的follow up再押上owner。会议结束后用outlook、电话、面对面跟进来确保项目进度。然而，这样的作法会遇到一些问题
会议消耗大量团队时间，若只牵涉2-3个成员的议题，PM需要列管但无需在大会议中占用整体团队的时间。
项目沟通以议题为单位，通常一个项目中进行中的议题数量超过数十个以上。假若这几十个议题都藏在Outlook的收件匣中，要搞清楚项目现况就只能从Outlook中一个个找出来(搜寄件者/时间/标题)，判断当前处理人是谁及其进度(尚未开始处理/运行中/已完成待确认)。接着PM需要额外再开另一个Excel整理出议题清单来追踪。然而，Excel在维护议题讨论过程中的附件或是图片…等文档是不友善的。或许在议题数量小的情况下，Outlook+Excel来追踪或许并不困难，但若项目要追踪的议题有数十或是上百条的话就需要有更有效率的工具。
当团队习惯于接收PM的指示或是会议记录来运行自己工作时，短期的影响是PM在追的东西才处理，PM没有留意到的事情就漏了。长期的影响是团队成员逐渐开始失去与客人的链接，没有主动规划、横向沟通的习惯。不会主动的从项目或是客人的角度思考接下来自己要做什么。长久下来当客人没有明确的规格或是PM没有要求时，部份团队成员变的不知道怎么拆解目标、发想思考、集成资源提出方案。也就是丧失了自我提案的能力。(或许这是近期敏捷项目管理被提倡的原因)
如果项目日常营运与团队协作观念更有效率，项目经理则能花更多的时间与心力在规划项目的「时程」、「成本」、「数据分析」、「客户沟通」等更有价值、无法被取代的工作上。其实，这样的工具早在20年前就已问市了，本篇文章介绍的软件Jira就是其中之一。
Jira是澳洲的软件公司Atlassian所开发的第一款软件产品，Atlassian由Cannon-Brookes和Farquhar于2002年成立，当时身为软件工程师的他们需要一个具体的地方来记录问题并进行协作，他们厌倦了使用电子邮件或个人生产力工具(如Excel)来跟踪其开发人员的工作。所以他们拿出信用卡借了10,000美元创办了Atlassian，推出Jira来解决上述问题。短短3年就实现了获利，目前Atlassian已是市值60B美元的公司。
对于项目经理而言，Jira可以使用在以下2个面向：
- 议题追踪管理
- 敏捷(Scrum 或是看板) 项目开发
Jira可以为项目中不同的工作类型设置专属的议题类型，不同类型的议题可以设置不同工作流(Workflow)、数据字段、责任人。例如「客户报价」、「软件功能开发」、「Bug 回报」、「电路设计」…等不同型态的工作，依用户自定议的工作类型快速的创建出相应的云端协作流程与信息输入字段。
以议题为单位进行追踪。依项目角色让团队同仁针对不同议题有不同操作或是查看(数据)的权限，另外，由于议题的数据(ex: 状态、团队同仁的comment、附件、负责人、处理时长)都是即时的进度。因此团队可在相同的数据基础上进行讨论收敛共识。下图是一个议题的范例，各种因项目所需要的信息/字段(Due Date、红绿灯号…)也可以快速的创建。
即时仪表板，自动产出项目中议题状态报告。任何议题属性的变更系统会自动公告于活动串流公布栏。议题的相关人亦可设置提醒通知邮件。
Jira支持敏捷项目开发中主流的Scrum与kanban方法论。可以创建待开发的Backlog，让PM与团队计划各项功能所需的工期(or story point)，并用可视化的看板开始项目开发。
Jira目前提供2种方案，Cloud版本与Data Center版本
直接使用云端版本无需安装在自家的服务器中，没有维运支出(机房/服务器、电费、网站)。只要注册选取Cloud方案后即可开始设置与使用。依使用人数级距有不同的订价。以一个100人的团队言，每年的费用为7,000美金(21万台币不到)。还不到一个工读生一年的薪资。如果能善用它的功能节省工时的消耗，这笔支出会是相当划算的投资。(价格表链接)
需安装在自家的服务器，适用于自有IT维运部门的大型公司，其最小购买用户人数为500人，首年的购买价格约125万台币，第二年后若是需要Atlassian协助维护则需购买价格的一半，若无需Atlassian维护合约则无需费用。
随着时代的演进，借由工具的辅助以及团队观念的升级让项目管理愈来愈细致。我衷心的希望台湾的厂商，在高喊产业升级/数字转型的同时，其心态上能真正准备好接受新的思维与工具，而不是仍然沿用20年前就被淘汰的方法在当代的产业环境中参与竞争。马云说很多人都输在：「看不见，看不懂，看不起，来不及」。或许一开始我们看不见国外项目管理的最佳实践，后来看不懂或看不起新的工具与思维，以致于到最后想在竞争中胜出也来不及了。《最低的水果摘完之后》这本书中，作者颜择雅提到:「台湾问题就是最低的水果摘完了，如今应该赶紧打造工具去摘更高的水果。」其实，工具早已经摆在那里了呀，但我们是否有勇气抛弃过往的惯性学着使用它，摘取果树上更高的水果？这个决定权就在我们自己手上。
Jira是一套功能强大且自由度很高的软件。适合5人以上的项目团队使用。如果5人以内的团队甚至个人使用的话，或许Trello / Notion等轻型的软件会是更合适的工具。(送自己孩子上学不需要买一台校车巴士)阿！但如果您的团队对于Jira有兴趣的话，Atlassian在官网有提供免费的试用方案。进入官网后可以点击如下的试用链接取得30天的试用期(无需输入信用卡数据)。
Jira 官方免费试用（30天）
之前刚接触Jira时，曾找过中文学习资源，但没有发现有系统的课程。后来在Udemy上有找到2个入门的在线课程(购买30天内可以不满意退费)。提供给有需要朋友参考啰。
- Learn JIRA with real-world examples (+Confluence bonus)
- Understanding Jira for users, managers and admins
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